GOVI FURNITURE Nội thất văn phòng phong cách hiện đại số 1 Việt Nam
Tư vấn bán hàng 090 912 1111
Tổng đài tư vấn 1900 4752

Tư vấn cách sắp xếp tủ tài liệu văn phòng

Công đoạn để bạn sắp xếp, phân loại và lưu trữ hồ sơ tài liệu bạn luôn tưởng chừng nó khá đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể làm được nhé. Với những mẹo dưới đây, nội thất Govi sẽ tư vấn giúp bạn cách sắp xếp tài liệu như giấy tờ, sổ sách một cách khoa học mà bạn lại không mất quá nhiều thời gian nhé.

Chọn tủ hồ sơ để lưu trữ tài liệu

Bạn không nên đựng hồ sơ trong cặp hay chiếc túi nhỏ. Vì như thế bạn sẽ không bao giờ quản lý được số lượng hồ sơ của công ty bạn.
Bạn nên dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn. Hãy chọn những loại tủ đựng tài liệu đứng và có nhiều ngăn phía trên, có thiết kế hộc tủ ở phía dưới. Mỗi một ngăn có kích thước phù hợp với từng loại tài liệu.

Dùng tủ hồ sơ treo tường

Bạn hãy dùng những tủ hồ sơ treo tường nếu như văn phòng làm việc của bạn có không gian nhỏ, thì bạn nên dùng tủ hồ sơ treo tường vì loại tủ này gọn nhẹ có thể giúp bạn giải quyết được một lượng hồ sơ lớn. Bạn nên sử dụng mẫu giấy để ghi chú. Hãy dùng mẫu giấy để ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên từng kệ riêng biệt. Ví dụ như trên mẫu giấy bạn ghi “báo cáo” thì nghĩa là ngăn đó chứa hồ sơ báo cáo.

Nên phân loại hồ sơ

Khi các bạn phân loại hồ sơ là một trong những yếu tố rất quan trọng. Nếu như bạn phân loại có hệ thống thì bạn sẽ dễ dàng kiểm tra và sắp xếp và bạn nên phân loại như sau.
Theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ thì bạn nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như kế toán, báo cáo, hợp đồng, tiếp thị, quãng cáo,…
Theo cụm: Cùng một cụm hồ sơ bạn nên chia nhỏ theo từng nhóm ví dụ như nhóm quý 1, quý 2, quý 3, quý 4.

Cách để bạn sắp xếp hồ sơ

Khi bạn phân loại hồ sơ xong thì bạn cần sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học và bạn nên sắp xếp theo cách sau.
Theo thời gian: Bạn dựa theo thứ tự thời gian xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp theo trước sau. Bạn cũng nên ghi chú cẩn thận từng thời điểm để khi bạn cần tìm kiếm sẽ được dễ dàng hơn.
Theo mẫu tự: Các bạn có thể sắp xếp theo thứ tự A,B,C của hồ sơ. Ví dụ như mẫu tự T thì bạn sẽ sắp xếp theo thứ tự: Thiệp mời, thống kê, tiếp thị, thư từ. Nếu như vậy thì bạn cần học thuộc lòng bảng mẫu tự để biết vị trí của các từ và bạn sử dụng kiến thức này để tra cứu.
Theo tính chất: Bạn sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ như: Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đã giải quyết xong, hồ sơ đang giải quyết chưa xong.

Bạn nên lập danh mục hồ sơ

Chính là bản để bạn liệt kê một cách hệ thống, nhờ vào danh mục này mà bạn có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh nhất.
Trên đây là những tư vấn về cách sắp xếp tủ tài liệu văn phòng được nội thất Govi chia sẻ. Qua bài viết này chúng tôi hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc sắp xếp tủ tài liệu của bạn một cách khoa học và bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các loại hồ sơ khi bạn cần mà không làm mất quá nhiều thời gian của bạn.

Tầm nhìn - sứ mệnh Govi Furniture

Trở thành một Tập đoàn uy tín hàng đầu khu vực trong lĩnh vực phân phối nội thất văn phòng cao cấp, hiện đại. Govi Group không ngừng cập nhật xu hướng, xây dựng hệ sinh thái các sản phẩm nội thất văn phòng đẳng cấp nhằm kiến tạo nên các không gian làm việc tiện nghi, thoải mái và khơi dậy nguồn năng lượng tích cực cho người lao động tri thức.

SẢN PHẨM CHẤT LƯỢNG

Chất lượng sản phẩm dịch vụ chính là yếu tố cốt lõi tạo nên sức sống của thương hiệu nội thất Govi.

NỘI THẤT ĐẲNG CẤP

Mang đến không gian nội thất đẳng cấp, hiện đại và trẻ trung, cập nhật xu hướng nội thất thế giới cho quý khách.

NHÂN VIÊN CHUYÊN NGHIỆP

Thương hiệu nội thất Govi tự hào vì có đội ngũ nhân viên nhiệt huyết cho công việc, tận tâm với từng khách hàng.

SHOWROOM HIỆN ĐẠI

Hệ thống showroom rộng lớn, vị trí thuận lợi, thiết kế và trưng bày hàng ngàn sản phẩm nội thất cho quý khách lựa chọn.

1900 4752
Giỏ hàng
Giỏ hàng 0
Gọi ĐT tư vấn ngay
Chat ngay qua Messenger
Chat ngay qua Zalo
Xem bản đồ chỉ đường