Hiểu chính xác nhất điều phối viên là gì và cơ hội nghề nghiệp

Điều phối viên là gì, ngành nghề này tương lai cơ hội nghề nghiệp có lớn không. Một điều phối viên tài giỏi cần phải hội tụ những kỹ năng nào, mức lương trung bình hiện nay của chuyên viên điều phối cao hay thấp. Tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây:

Điều phối viên là gì? Cơ hội nghề nghiệp ra sao?

Điều phối là gì? Điều phối tức là tổ chức và sắp xếp, phân bổ mọi thứ được hợp lý, chỉn chu hài hòa. Theo đó, điều phối viên (nhân viên điều phối) là người chuyên đảm nhiệm việc sắp xếp cũng như lập kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức mọi thứ trong doanh nghiệp giúp quy trình làm việc được thuận lợi, suôn sẻ, không bị vướng mắc, hạn chế sai sót.

Yêu cầu cần có ở điều phối viên là trong quá trình làm việc cần phải duy trì cho mình tinh thần khách quan, tuyệt đối không bị những cảm xúc hay suy nghĩ cá nhân chi phối. Những người làm công việc điều phối viên phải có khả năng tổ chức tốt, năng lực quản lý, lãnh đạo nên hầu như công việc này phù hợp với người đa nhiệm, tức là linh hoạt, có thể làm nhiều việc cùng một lúc.

Tại Việt Nam hiện nay cơ hội nghề nghiệp dành cho điều phối viên rất lớn, tại các doanh nghiệp, tổ chức thì nhu cầu tuyển dụng điều phối viên rất cao. Các vị trí tuyển dụng điều phối viên thường thấy có thể kể đến như điều phối viên vận tải, điều phối viên giao hàng, điều phối viên tài chính, hành chính, y tế, ngân hàng… Mức lương trung bình của một nhân viên điều phối dao động khoảng 8 – 15 triệu đồng tùy vào thời gian làm việc, loại hình công việc đặc thù.

Để ứng tuyển cho các vị trí điều phối viên thì người lao động hoàn toàn có thể lên các trang web tuyển dụng uy tín như TopCV, timviec24h, 123 Job… Tại đây có rất nhiều thông tin tuyển điều phối viên, ứng viên chỉ cần chọn công ty gần khu vực mình sống, có mức lương phù hợp với năng lực của mình…

Nhiệm vụ của người điều phối – Mô tả công việc của điều phối viên

Như vậy ở phần trên bài viết, bạn đã hiểu điều phối viên là gì rồi phải không nào. Một điều phối viên trong các doanh nghiệp thông thường sẽ cần đảm nhiệm cả công việc đối nội và công việc đối ngoại. Ở mỗi nhiệm vụ họ sẽ cần làm những công việc cụ thể khác nhau.

Nhiệm vụ đối ngoại

Một nhân viên điều phối cần phải có trách nhiệm kết nối, liên hệ với đối tác, khách hàng để thực hiện các hoạt động bên ngoài doanh nghiệp như:

• Xây dựng nhiều chính sách, triển khai các hoạt động tại môi trường không gian làm việc.
• Hỗ trợ, kết hợp cùng doanh nghiệp đối tác trong việc tổ chức công việc.
• Tiến hành hỗ trợ và thực hiện dự án ở các doanh nghiệp đối tác.
• Cùng triển khai và xây dựng chương trình liên kết nhằm mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ đối nội

Điều phối viên khi thực hiện nhiệm vụ đối nội sẽ cần thực hiện các đầu việc như sau:

• Phối hợp cùng với các phòng ban, bộ phận liên quan đến dự án đang triển khai để hoàn thành công việc nội bộ.
• Người điều phối sẽ cần xây dựng kế hoạch các dự án đã được ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Kế hoạch đưa ra cần đảm bảo rõ ràng và đầy đủ, chi tiết. Bởi kế hoạch càng chi tiết thì việc vận hành, triển khai sẽ càng dễ dàng và mang lại hiệu quả cao.
• Tiếp nhận những phản hồi khi dự án triển khai, xem kết quả dự án và đưa ra những điều chỉnh kịp thời khi dự án gặp sự cố hoặc sai sót.
• Thường xuyên báo cáo tiến độ công việc diễn ra xem hiệu suất công việc hiện tại như thế nào và định hướng công việc tiếp theo.

Kỹ năng cần có của một điều phối viên là gì?

Bên cạnh nhiệm vụ như trên, một nhân viên điều phối cần có rất nhiều kỹ năng mới có thể hoàn thành công việc của mình. Các kỹ năng này bao gồm:

Kỹ năng điều phối công việc

Đương nhiên một điều phối viên không thể nào thiếu đi kỹ năng điều phối công việc. Kỹ năng này thể hiện ở việc người nhân viên cần biết phân bổ, phân chia công việc cho mỗi thành viên sao cho hợp lý, công bằng, phù hợp năng lực của từng người. Đồng thời khích lệ, tạo động lực để mỗi cá nhân làm việc tốt nhất trong khả năng, từ đó hoàn thành số lượng công việc lớn trong thời gian ngắn.

Kỹ năng hướng dẫn

Kỹ năng hướng dẫn là điều cần thiết phải có ở một nhân viên điều phối. Theo đó, công việc điều phối có sự đổi mới liên tục về các đầu việc, nhiệm vụ của người điều phối là hướng dẫn nhân viên mới làm các công việc đang trong dự án triển khai. Họ cần có khả năng giải thích, hướng dẫn tốt để giúp mỗi nhân viên hiểu và làm đúng nhiệm vụ của mình.

Kỹ năng quản lý thời gian

Đối với bất cứ công việc, dự án nào thì thời gian là vàng là bạc, người điều phối cần phải hoàn thành công việc theo lịch trình đã được quy định. Phân bổ thời gian, nhân lực, sắp xếp mọi thứ theo đúng tiến trình để không làm lãng phí thời gian là điều bạn cần làm.

Kỹ năng sử dụng công nghệ

Ngày càng có nhiều ứng dụng, phần mềm kỹ thuật ra đời hỗ trợ cho công việc của điều phối viên được hiệu quả và nhanh chóng hơn. Chẳng hạn như thay vì gặp trực tiếp thì giờ đây điều phối viên có thể giao việc qua email, hội nhóm, ứng dụng chia sẻ thông tin…

Kỹ năng giao tiếp

Khả năng giao tiếp tốt cũng là kỹ năng cần có ở điều phối viên. Bởi công việc của họ phải tiếp xúc với rất nhiều nhân viên hoặc đối tác khác nhau. Nếu như họ giao tiếp thiếu sự rành mạch và rõ ràng thì có thể gây ra hiểu lầm hoặc đối phương không hiểu được ý muốn của họ.

Trong một tập thể, người điều phối thường cần có trách nhiệm tổng hợp, đứng ra thực hiện và triển khai cuộc họp, giải đáp mọi thắc mắc khi cần cho các thành viên, điều này cũng cần đòi hỏi họ cần có kỹ năng giao tiếp tốt.

Kỹ năng làm việc nhóm

Hầu như hiện nay thì các công việc đều đòi hỏi kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Bởi mỗi dự án không thể 1 người có thể đảm nhận mà cần có sự chung tay của đội nhóm. Khi làm việc nhóm điều phối viên nói riêng và mọi thành viên nói chung cần có trách nhiệm tốt, tôn trọng ý kiến lẫn nhau, cùng nhau phối hợp, đoàn kết để hoàn thành công việc.

Có những vị trí nào cho nhân viên điều phối

Nhân viên điều phối hiện nay tùy vào lĩnh vực mà có rất nhiều chức vị khác nhau. Mỗi vị trí điều phối ở các lĩnh vực khác nhau sẽ mang ưu điểm riêng:

Nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối giao hàng hay còn gọi là điều phối giao nhận cực hot bởi việc mua hàng trên mạng, sàn thương mại điện tử ngày nay vô cùng phát triển và nở rộ. Điều phối hàng có tác dụng đảm bảo hàng hóa được giao đến người mua một cách nhanh chóng, chính xác, không để thất lạc hay hư hỏng hàng hóa.

Nhân viên điều phối đơn hàng theo đó sẽ chỉ đạo người chuyển phát nhanh, chỉ định các đơn hàng giao cho họ và có trách nhiệm theo dõi quá trình giao hàng. Họ cũng là người thực hiện trách nhiệm quản lý đội ngũ nhân viên shipper giao hàng, quản lý số lượng hàng hóa giao – nhận, cam kết hàng hóa giao đúng địa điểm, thời gian khách yêu cầu.

Nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối vận tải là gì? Điều phối viên vận tải thường làm các công việc như tổ chức và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhận hàng đã được tập kết. Họ có nhiệm vụ chỉ huy, quản lý kỹ thuật viên xe, tài xế và nhân viên giao hàng. Một điều phối viên vận tải thông thường sẽ làm các công việc như:

• Tiếp nhận thông tin yêu cầu vận chuyển hàng hóa
• Tiến hành tìm kiếm phương tiện, theo dõi nơi gửi/nhận, cập nhật chi tiết hành trình di chuyển đơn hàng.
• Xử lý một số vấn đề như giao hàng chậm, mất hàng, xe vận chuyển hỏng…
• Nêu ra các ý tưởng, giải pháp nhằm phát triển quy trình vận tải được tối ưu.

Nhân viên điều phối kho

Nhân viên điều phối kho có nhiệm vụ chính đó là quản lý toàn bộ hàng hóa nhập – xuất có trong kho. Họ sẽ thực hiện vai trò phân chia, hướng dẫn nhân viên khác phân loại sản phẩm, đồng thời đóng gói sản phẩm để chuyên hàng lên xe. Họ cũng cần thường xuyên thống kê và cập nhật số lượng hàng tồn kho để có phương pháp xử lý kịp thời…

Nhân viên điều phối xuất nhập khẩu

Vị trí nhân viên điều phối xuất nhập khẩu thường làm các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa bao gồm:

• Kiểm tra lịch trình di chuyển cũng như quá trình thông quan, giao hàng đến nhà kho.
• Tiến hành chủ động xuất hóa đơn cho khách khi giao hàng, nhận các thông tin phản hồi hàng hóa mà khách hàng đã nhận.
• Giám sát chi phí hậu cần, đưa ra nhiều giải pháp để giảm chi phí hậu cần, đưa ra phương hướng để mở rộng hoạt động quy mô kinh doanh.

Điều phối viên y tế

Nhân viên điều phối viên y tế là người sẽ có vai trò trong việc đưa ra nhiều kế hoạch để tiếp thị, quảng bá thương hiệu bệnh viện đến nhiều khách hàng, góp phần nâng cao hình ảnh, uy tín của bệnh viện. Ngoài ra họ cũng đảm nhiệm nhận vụ tư vấn y tế, thu thập các thông tin về dịch tễ, bệnh tật của người bệnh.

Điều phối viên ngân hàng

Nhân viên điều phối ngân hàng sẽ đảm nhiệm rất nhiều các đầu việc như: Chủ động và đón khách hàng khi bước vào ngân hàng, hướng dẫn tỉ mỉ và chi tiết nếu khách có yêu cầu hướng dẫn sử dụng giao dịch trực tuyến hoặc ATM; hướng dẫn chi tiết khi khách hàng có nhu cầu giao dịch gửi tiền hoặc rút tiền, vay tiền tại quầy giao dịch; chỉ dẫn khách khiếu nại nếu như khách gặp sự cố nào đó; xử lý tất tần tật mọi thắc mắc mà khách hàng quan tâm trong thẩm quyền của mình.

Ngoài ra nhân viên điều phối ngân hàng cũng cần đảm bảo đưa khách đến đúng khu vực khách cần xử lý, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đưa các thông tin tờ rơi sản phẩm hoặc giao tiếp khách hàng trong khu vực chờ; hỗ trợ khách điền các thông tin theo mẫu yêu cầu.

Điều phối viên hành chính

Công việc chính của nhân viên điều phối hành chính sẽ bao gồm việc cấp phép các thiết bị làm việc như bàn ghế văn phòng, máy tính, máy in, điện thoại… cho nhân viên mới; điều phối vị trí chỗ ngồi làm việc của các phòng ban, nhân viên. Bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ phân phát thư từ đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp; giải quyết các ông việc được cấp trên giao cho.

Chuyên viên điều phối sự kiện

Chuyên viên điều phối sự kiện là người có trách nhiệm quản lý, điều phối công tác để giúp sự kiện được diễn ra đúng lịch trình và tốt nhất. Nhân viên điều phối sự kiện thường làm việc tự do và không cố định ở một công ty nào đó. Nhân viên điều phối sự kiện sẽ đứng ra lên kế hoạch, triển khai cho rất nhiều sự kiện khác nhau từ đám cưới, lễ kỷ niệm, ngày tốt nghiệp, lễ khai giảng, các sự kiện hoạt động công ty, chương trình giải trí…

Một điều phối viên sự kiện thông thường cần làm rất nhiều công việc khác nhau bao gồm:

• Điều phối ánh sáng – âm thanh, sân khấu, MC, lên kịch bản chương trình chi tiết, cụ thể từng bước một.
• Sắp xếp chỗ ngồi cho từng vị trí khách mời, tổ chức sự kiện đúng lịch trình.
• Phối hợp với các bên truyền thông như báo chí, truyền hình… để đưa tin về sự kiện nếu muốn.
• Nhân viên điều phối sự kiện cần có nhiều kinh nghiệm về quan hệ công chúng, báo chí, marketing và chịu được áp lực công việc lớn.

Chuyên viên điều phối dự án

Chuyên viên điều phối dự án là người sẽ làm việc trực tiếp với người quản lý dự án chính để tiện theo dõi và phân chia công việc cho mọi người hiệu quả, đúng người đúng việc. Các chuyên viên điều phối dự án có trách nhiệm đốc thúc, tạo động lực, hướng dẫn, giải thích… để các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Qua các thông tin bài viết chia sẻ, chắc hẳn bạn đã hiểu thêm điều phối viên là gì, nhiệm vụ cũng như những kỹ năng cần có để trở thành một điều phối viên giỏi phải không nào. Nếu bạn yêu thích nghề này thì hãy cứ theo đuổi đam mê và hoàn thiện kỹ năng, mọi cố gắng sẽ được đền đáp xứng đáng!

Xem thêm:

• Tìm hiểu các bảng mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự chi tiết
• Tham khảo các cách tăng thu nhập cho dân văn phòng